Política de Conservación de Entregables

POLÍTICA DE CONSERVACIÓN DE ENTREGABLES

DEL PORTAL DE CREACIÓN MUSICAL PERSONALIZADA

Versión: 1.0

Clasificación: Documento Público

Código del Documento: PCE-001

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

I.1 Objeto

La presente Política tiene por objeto regular la disponibilidad de los Entregables puestos a disposición del Usuario, así como establecer los criterios generales para la conservación de los registros documentales derivados de cada Proyecto Creativo.

La presente Política forma parte integrante del Sistema Jurídico del Portal y deberá interpretarse conjuntamente con los Términos y Condiciones Generales de Uso y Contratación, el Aviso de Privacidad, el Sistema Institucional de Licenciamiento y los demás instrumentos jurídicos aplicables.

I.2 Ámbito de Aplicación

La presente Política será aplicable a todos los Proyectos Creativos desarrollados por el Portal, cualquiera que sea la modalidad del servicio contratado.

I.3 Principios Rectores

La conservación de los Entregables y de los registros institucionales se regirá por los siguientes principios:

I. disponibilidad temporal;

II. responsabilidad del Usuario respecto de la descarga de los Entregables;

III. conservación documental;

IV. trazabilidad institucional;

V. seguridad de la información;

VI. cumplimiento legal;

VII. proporcionalidad en la conservación de la información.

I.4 Definiciones

Para efectos de la presente Política se entenderá por:

Entregables: Los archivos, documentos y demás materiales puestos a disposición del Usuario como resultado del Proyecto Creativo.

Registros Institucionales: Los documentos, identificadores, bitácoras y demás elementos generados por el Portal para la administración, trazabilidad y acreditación del Proyecto Creativo.

CAPÍTULO II

DISPONIBILIDAD DE LOS ENTREGABLES

II.1 Puesta a Disposición

Los Entregables serán puestos a disposición del Usuario mediante los mecanismos electrónicos habilitados por el Portal para su descarga.

II.2 Periodo de Disponibilidad

Los Entregables permanecerán disponibles durante el plazo previsto en el Calendario Operativo del Portal (COP).

II.3 Descarga de los Entregables

Corresponderá al Usuario descargar y conservar los Entregables dentro del periodo de disponibilidad establecido por el Portal.

II.4 Responsabilidad del Usuario

Una vez puestos a disposición los Entregables, el Usuario será responsable de generar y conservar las copias que estime convenientes para su uso personal conforme a la Licencia correspondiente.

II.5 Alcance de la Disponibilidad

La disponibilidad temporal de los Entregables para su descarga no implica una obligación del Portal de conservar indefinidamente dichos archivos para futuras descargas del Usuario.

CAPÍTULO III

CONSERVACIÓN DE LOS REGISTROS INSTITUCIONALES

III.1 Registros Conservados

El Portal podrá conservar, conforme a sus políticas internas y a la legislación aplicable, entre otros:

I. Código Único del Proyecto (CUP);

II. Expediente Creativo Digital (ECD);

III. Licencias emitidas;

IV. Código de Verificación de Licencia (CVL);

V. registros administrativos;

VI. bitácoras operativas;

VII. eventos relevantes del sistema;

VIII. documentación contractual.

III.2 Finalidad de la Conservación

Los Registros Institucionales podrán conservarse para:

I. acreditar la existencia del Proyecto Creativo;

II. atender obligaciones legales;

III. resolver reclamaciones;

IV. ejercer derechos del Portal;

V. cumplir obligaciones de auditoría y cumplimiento normativo;

VI. mantener la trazabilidad documental del Proyecto.

III.3 Conservación Independiente

La conservación de los Registros Institucionales será independiente de la disponibilidad de los Entregables para descarga.

La eliminación o expiración del periodo de disponibilidad de los Entregables no implicará la eliminación automática de los Registros Institucionales.

CAPÍTULO IV

ELIMINACIÓN Y ARCHIVO

IV.1 Eliminación de Entregables

Concluido el periodo de disponibilidad previsto en el Calendario Operativo del Portal (COP), el Portal podrá eliminar los Entregables almacenados para descarga, sin necesidad de aviso adicional al Usuario.

IV.2 Conservación de Evidencia

La eliminación de los Entregables no afectará la conservación de los Registros Institucionales que el Portal deba mantener conforme a la legislación aplicable o a sus políticas internas.

IV.3 Archivo Institucional

Una vez concluido el Ciclo Creativo, el Proyecto podrá pasar al estado administrativo interno de Archivado, conservándose únicamente los registros que resulten necesarios para fines jurídicos, administrativos, técnicos, de cumplimiento o de auditoría.

El estado de Archivado constituye un mecanismo interno de gestión documental y no modifica la vigencia de las Licencias emitidas ni los derechos u obligaciones que, por su naturaleza, deban subsistir.

CAPÍTULO V

DISPOSICIONES FINALES

V.1 Interpretación

La presente Política deberá interpretarse conjuntamente con los demás instrumentos que integran el Sistema Jurídico del Portal, procurando preservar la coherencia del sistema documental y la adecuada administración de los Proyectos Creativos.

V.2 Actualizaciones

El Portal podrá modificar la presente Política cuando resulte necesario para adaptarla a cambios legales, tecnológicos, operativos o derivados de la evolución del Sistema Jurídico del Portal.

Las modificaciones surtirán efectos a partir de su publicación, salvo disposición legal en contrario.

V.3 Entrada en Vigor

La presente Política entrará en vigor en la fecha indicada en su portada y permanecerá vigente hasta que sea sustituida por una versión posterior debidamente publicada por el Portal.